檔案數(shù)字化加工的著錄是將整理后的檔案，按照檔案標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》結(jié)合用戶檔案著錄的具體要求，將案卷目錄和卷內(nèi)目錄的原始數(shù)據(jù)、主題標(biāo)引、分類標(biāo)引錄入到軟件數(shù)據(jù)庫里。按照原件實體檔案條目，對錯誤檔案目錄數(shù)據(jù)修改和補充的數(shù)據(jù)，須填寫更改資料并放入案卷內(nèi)，卷內(nèi)目錄不全的需補充完整。檔案掃描是紙質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵步驟。原件的掃描與存儲格式應(yīng)完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求掃描，對實際掃描卷數(shù)、每卷的頁數(shù)要做好登記。應(yīng)通過科學(xué)規(guī)范的管理制度，對工作人員進行規(guī)范化管理。業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化加工流程

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的檔案數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱功能。按照檔案業(yè)務(wù)工作流程，經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權(quán)，單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室可以在各自辦公室查閱檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)遠(yuǎn)程閱檔。系統(tǒng)運行后，可以大幅提高工作效率，提升工作服務(wù)的水平和質(zhì)量，實現(xiàn)檔案由管理向信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變。江蘇行政檔案數(shù)字化服務(wù)公司應(yīng)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作組織，對數(shù)字化工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施。

數(shù)字檔案室要遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)文件管理與檔案管理、檔案數(shù)字化、業(yè)務(wù)工作與檔案工作、檔案室與綜合檔案館之間關(guān)系，嚴(yán)格遵循既有標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行系統(tǒng)設(shè)計、建設(shè)，實現(xiàn)文檔一體、館室一體。整體推進。應(yīng)將數(shù)字檔案室建設(shè)與機關(guān)電子政務(wù)和信息化建設(shè)密切結(jié)合起來，統(tǒng)籌考慮數(shù)字檔案室系統(tǒng)功能、文件格式要求等因素，整體推進數(shù)字檔案室實施方案。確保安全。數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)建立健全安全管理制度，按照信息安全等級保護和分級保護要求采取安全保障技術(shù)方法，配備必要的軟硬件設(shè)施，完善災(zāi)難恢復(fù)應(yīng)急機制，確保數(shù)字檔案室建設(shè)和運行的安全。

為確保各門類電子檔案及其元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和及時采集、捕獲、保存，提供便捷、有效的數(shù)字檔案資源利用，應(yīng)結(jié)合檔案數(shù)字化、數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)或運行需要，為數(shù)字檔案室配備必要的正版基礎(chǔ)軟件，包括數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、中間件、全文檢索、光學(xué)字符識別（OCR）等軟件。應(yīng)選用主流數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，如關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，其性能應(yīng)能支持本單位今后較長一個時期數(shù)字檔案資源管理的需要。安全保障體系應(yīng)結(jié)合實際，參照信息系統(tǒng)安全等級保護有關(guān)要求，從多層面為數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)建立安全保障體系。涉密數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)必須按照國家有關(guān)涉密信息系統(tǒng)分級保護的規(guī)定執(zhí)行。按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對照檔案原件內(nèi)容，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政wu網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的服務(wù)。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案數(shù)字化替代傳統(tǒng)檔案管理具有先進性，能夠增強檔案原件保護，提高經(jīng)濟效益和辦公效率。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立等。山東行政檔案數(shù)字化服務(wù)

加工場地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制不應(yīng)不利于檔案實體的保護。業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化加工流程

數(shù)字檔案室建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案數(shù)字化、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)，需要機關(guān)檔案部門、信息化部門、業(yè)務(wù)部門和保密部門共同參與實施。主要包括：按照數(shù)字檔案室基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，建設(shè)適應(yīng)未來一定時期數(shù)字檔案資源管理要求、滿足數(shù)字檔案室各項管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓勵依托機關(guān)信息化基礎(chǔ)設(shè)施進行數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。開發(fā)或采用功能完善、安全可靠、良好、方便易用的數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動化、網(wǎng)絡(luò)化。業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化加工流程

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