應借助相關軟件對數據庫中的目錄數據與其對應的紙質檔案數字圖像進行掛接，以實現(xiàn)目錄數據與數字圖像的關聯(lián)。應根據情況制定符合實際要求的紙質檔案數字化工作文件，以此加強對數字化工作的管理。主要包括紙質檔案數字化工作方案、紙質檔案數字化審批書、紙質檔案數字化流程單、數據驗收單、項目驗收報告、紙質檔案數字化成果移交清單等，采取外包方式實施時，還應包括項目招標文件、投標文件、中標通知書、項目合同、保密協(xié)議等。紙質檔案數字化項目實施。福建綜合檔案數字化制度

存儲格式紙質檔案數字化圖像利用時，也可從網絡瀏覽速度、易操作性、存儲空間占用等方面進行綜合考慮，將圖像轉換為PDF等其他格式。同一批檔案應采用相同的存儲格式。圖像命名應以檔號為基礎對數字圖像命名。圖像命名方式的選擇應確保圖像命名的真實性。建議將數字圖像存儲為單頁文件，并按檔號與圖像流水號的組合對圖像命名。數字圖像確需存儲為多頁文件時，可采用該檔案的檔號對圖像命名。應科學建立紙質檔案數字圖像的存儲路徑，確保數據掛接的準確性。湖南檔案數字化平臺紙質檔案數字化注意點2。

檔案數字化掃描：頁面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案，應采用彩色模式進行掃描。頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，也可采用黑白二值模式進行掃描。如有COM輸出、仿真復制、印刷出版等其他用途時，可根據需要調整掃描分辨率。需要進行COM輸出的檔案，掃描分辨率建議不小于300dpi；需要進行高精度仿真復制的檔案，掃描分辨率建議不小于600 dpi；需要進行印刷出版的檔案，可結合檔案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等選擇合適的分辨率。

掃描色彩模式檔案數字化：為比較大限度保留檔案原件信息，便于多種方式的利用，宜全部采用彩色模式進行掃描。頁面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案，應采用彩色模式進行掃描。頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，也可采用黑白二值模式進行掃描。頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，也可采用灰度模式掃描。掃描分辨率掃描分辨率的選擇，應保證掃描后圖像清晰、完整，并綜合考慮數字圖像后期利用方式等因素。檔案數字化目錄數據庫。

應依據相關的法律法規(guī)和各類技術標準，制定相關的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等，對紙質檔案數字化全過程進行有效的控制，確保數字化成果質量。工作文件管理應根據情況制定符合實際要求的紙質檔案數字化工作文件，以此加強對數字化工作的管理。主要包括紙質檔案數字化工作方案、紙質檔案數字化審批書、紙質檔案數字化流程單、數據驗收單、項目驗收報告、紙質檔案數字化成果移交清單等，采取外包方式實施時，還應包括項目招標文件、投標文件、中標通知書、項目合同、保密協(xié)議等。紙質檔案數字化外包關注點。湖南檔案數字化平臺

紙質檔案數字化注意事項。福建綜合檔案數字化制度

檔案數字化目錄數據準備按照目錄數據庫建立時制定的數據規(guī)則，對照檔案原件內容，規(guī)范檔案中的目錄內容。對需在目錄數據庫中進行標記的情況進行標記。拆除裝訂應以對紙質檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應注意保護檔案不受損害，并對排列順序不準確的檔案進行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復的檔案，在拆除裝訂物時應采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復。75技術修復破損嚴重或其他無法直接進行掃描的紙質檔案，應先由專業(yè)技術員進行技術修復。折皺不平影響掃描質量的紙質檔案應先進行壓平等相應技術處理。福建綜合檔案數字化制度