應借助相關軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與其對應的紙質檔案數(shù)字圖像進行掛接，以實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關聯(lián)。應根據(jù)情況制定符合實際要求的紙質檔案數(shù)字化工作文件，以此加強對數(shù)字化工作的管理。主要包括紙質檔案數(shù)字化工作方案、紙質檔案數(shù)字化審批書、紙質檔案數(shù)字化流程單、數(shù)據(jù)驗收單、項目驗收報告、紙質檔案數(shù)字化成果移交清單等，采取外包方式實施時，還應包括項目招標文件、投標文件、中標通知書、項目合同、保密協(xié)議等。數(shù)字圖像存儲注意事項。山西文書檔案數(shù)字化專賣

紙質檔案數(shù)字化注意事項：應配備專有的加工場地，并進行合理的布局，形成檔案存放、數(shù)字化前處理、檔案著錄、檔案掃描、圖像處理、質量檢查等專業(yè)工作區(qū)域。加工場地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制不應不利于檔案實體的保護。場地內應配備可覆蓋全部場地的防火、防水、防有害生物、防盜報警視頻監(jiān)控等安全管理的設施設備。應合理規(guī)劃、配備和管理紙質檔案數(shù)字化的設施設備，確保設施設備安全、先進，能夠滿足數(shù)字化工作的需要。應建立紙質檔案數(shù)字化工作組織，對數(shù)字化工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施、協(xié)調管理、安全保障、技術保障、監(jiān)督檢查、成果驗收等，確保數(shù)字化工作的順利開展。應配備具有相應能力的工作人員，包括熟悉檔案業(yè)務并具有較高的調查研究水平和良好的組織領導能力的管理人員，熟悉相關標準規(guī)范并能夠為紙質檔案數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)提供技術支持的技術人員，掌握一定數(shù)字化基礎知識并熟悉本職工作的操作人員等。應通過科學規(guī)范的管理制度，對工作人員進行規(guī)范化管理。為強化數(shù)字化工作的安全性，應加強對外聘工作人員的審核。西藏一站式檔案數(shù)字化檔案數(shù)字化的制度范圍。

應依據(jù)相關的法律法規(guī)和各類技術標準，制定相關的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等，對紙質檔案數(shù)字化全過程進行有效的控制，確保數(shù)字化成果質量。工作文件管理應根據(jù)情況制定符合實際要求的紙質檔案數(shù)字化工作文件，以此加強對數(shù)字化工作的管理。主要包括紙質檔案數(shù)字化工作方案、紙質檔案數(shù)字化審批書、紙質檔案數(shù)字化流程單、數(shù)據(jù)驗收單、項目驗收報告、紙質檔案數(shù)字化成果移交清單等，采取外包方式實施時，還應包括項目招標文件、投標文件、中標通知書、項目合同、保密協(xié)議等。

存儲格式紙質檔案數(shù)字化圖像利用時，也可從網(wǎng)絡瀏覽速度、易操作性、存儲空間占用等方面進行綜合考慮，將圖像轉換為PDF等其他格式。同一批檔案應采用相同的存儲格式。圖像命名應以檔號為基礎對數(shù)字圖像命名。圖像命名方式的選擇應確保圖像命名的真實性。建議將數(shù)字圖像存儲為單頁文件，并按檔號與圖像流水號的組合對圖像命名。數(shù)字圖像確需存儲為多頁文件時，可采用該檔案的檔號對圖像命名。應科學建立紙質檔案數(shù)字圖像的存儲路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準確性。檔案數(shù)字化存儲格式。

應加強對紙質檔案數(shù)字化工作的全流程安全管理。應在充分調研的基礎上，制定科學合理的工作方案，確保紙質檔案數(shù)字化工作達到預期目標。場地管理制度主要對人員出入和工作場地內基礎設施、環(huán)境、網(wǎng)絡、監(jiān)控設施、現(xiàn)場物品、證件等的管理進行規(guī)范；設備管理制度主要對數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)涉及的全部設備的管理進行規(guī)范；數(shù)據(jù)管理制度主要對數(shù)字化各環(huán)節(jié)所產生的數(shù)據(jù)的管理進行規(guī)范；檔案實體管理制度主要對檔案實體在數(shù)字化過程中的交接、管理存放等工作進行規(guī)范。檔案數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)。山西文書檔案數(shù)字化專賣

檔案數(shù)字場地管理制度。山西文書檔案數(shù)字化專賣

應加強對紙質檔案數(shù)字化工作文件的管理，明確數(shù)字化工作過程中形成的工作文件的整理、歸檔、移交等管理要求。檔案數(shù)字化外包紙質檔案數(shù)字化工作如需外包，檔案部門應從企業(yè)性質、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面嚴格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關資質；按照GB/T20530-2006第5章的要求評估數(shù)字化加工企業(yè)的技術能力；從規(guī)章制度的建立健全程度等方面考查加工企業(yè)的管理能力。檔案部門應指派專門人員參與紙質檔案數(shù)字化外包業(yè)務的監(jiān)督、指導，完成質量監(jiān)控、進度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調溝通等方面的工作。山西文書檔案數(shù)字化專賣