當(dāng)管理人員初次注冊(cè)登錄到系統(tǒng)時(shí)，需要先將公司所在的區(qū)域、組織架構(gòu)、人員、會(huì)議室等的信息全部填寫(xiě)完畢，順序依次為：區(qū)域管理-組織構(gòu)架-人員信息-會(huì)議室管理，順序千萬(wàn)不能搞錯(cuò)，不然有些操作會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。當(dāng)全部的信息填寫(xiě)完成之后，將各員工對(duì)應(yīng)的郵箱密碼發(fā)送出去，之后員工就可以使用郵箱密碼登錄該平臺(tái)，通過(guò)【我的會(huì)議】來(lái)進(jìn)行一個(gè)會(huì)議的預(yù)約操作，員工可在此界面將需要的會(huì)議相關(guān)信息填寫(xiě)完成，之后提交申請(qǐng)即可。員工也可以通過(guò)【會(huì)議室】狀態(tài)來(lái)查看會(huì)議室當(dāng)前會(huì)議室的情況，便于選擇。管理人員可定時(shí)定期的根據(jù)【會(huì)議報(bào)表】功能來(lái)查看會(huì)議相關(guān)數(shù)據(jù)，通過(guò)該數(shù)據(jù)來(lái)自定義的調(diào)整會(huì)議室的情況，將會(huì)議室相關(guān)的效率提至較高，也可以根據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯報(bào)，讓老板進(jìn)行一些的改變。會(huì)議系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限審批和管理的功能，確保安全性。深圳遠(yuǎn)程會(huì)議系統(tǒng)解決方案

智慧辦公無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的出現(xiàn)為我們帶來(lái)了實(shí)際的好處和更高效的方式和模式。隨著工作和生活的節(jié)奏加快，我們需要不斷適應(yīng)這些新技術(shù)，以保持與時(shí)代的同步。為了不落后于時(shí)代，我們需要及時(shí)了解新技術(shù)的發(fā)展，把握信息時(shí)代便捷、高速、無(wú)紙化的特點(diǎn)，讓智慧辦公無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)更好地為各種工作場(chǎng)合提供服務(wù)，成為公司智慧化辦公的重要組成部分。數(shù)字會(huì)議以其簡(jiǎn)單的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處理和傳送數(shù)字信號(hào)成為目前世界上較為先進(jìn)的會(huì)議系統(tǒng)。它是利用網(wǎng)絡(luò)時(shí)分復(fù)用技術(shù)，并將語(yǔ)言數(shù)字化的會(huì)議系統(tǒng)，在同一根電纜上實(shí)現(xiàn)多路同時(shí)發(fā)言，多路同時(shí)同聲傳譯、投票、表決等功能。它對(duì)于所有類型的會(huì)議都提供靈活的管理，具有多功能、高音質(zhì)、數(shù)據(jù)傳送保密等優(yōu)點(diǎn)，可以對(duì)會(huì)議的全過(guò)程實(shí)行全方面的控制。中山會(huì)議管理系統(tǒng)功能會(huì)議系統(tǒng)提供實(shí)時(shí)會(huì)議統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)分析報(bào)告，幫助優(yōu)化會(huì)議效率和質(zhì)量。

會(huì)議顯示系統(tǒng)是視頻會(huì)議系統(tǒng)重要組成部分，將人物的靜、動(dòng)態(tài)圖像、文字、圖片等多種資料分送到顯示屏，使得在地理上分散的用戶可以共聚一處，通過(guò)圖形、聲音等多種方式交流信息，增加雙方對(duì)內(nèi)容的理解能力。結(jié)合會(huì)議擴(kuò)聲系統(tǒng)，以滿足現(xiàn)代會(huì)議越來(lái)越高的視聽(tīng)要求。要求視頻系統(tǒng)具有覆蓋全方面、高亮度、高分辨率、畫(huà)面清晰、動(dòng)態(tài)切換、容易控制、操作簡(jiǎn)單等特點(diǎn)。我們選擇拼接顯示屏，選擇是，重點(diǎn)指標(biāo)有物理分辨率，一般達(dá)到P2.5，壁掛厚度小于35mm為宜。另外，色彩度、亮度、對(duì)比度、視角（度）系統(tǒng)、圖像制式、聲音制武、音頻/喇叭特性也需要關(guān)注，具有一定的DHMI高清接口數(shù)量、USB數(shù)量接口、電腦輸入接口、音頻輸入、視頻音頻輸入端口、電腦音頻輸入接口、網(wǎng)絡(luò)輸入、LINE輸入輸出端子、同軸輸出等。文件兼容格式，也是需要考慮的因素。

無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了完全無(wú)紙化，避免了紙張的浪費(fèi)和污染。在環(huán)保意識(shí)日益增強(qiáng)的現(xiàn)在，無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)無(wú)疑是較符合環(huán)保需求的會(huì)議方式。它不只減少了紙張的使用，還降低了能源的消耗，為地球的環(huán)保事業(yè)做出了積極的貢獻(xiàn)。會(huì)議無(wú)紙化系統(tǒng)是可以把電子文檔轉(zhuǎn)化成仿紙質(zhì)文件的一種電子紙，節(jié)約會(huì)議紙張，是對(duì)環(huán)境的保護(hù)，更是一種的社會(huì)責(zé)任。用電子化會(huì)議資料代替紙質(zhì)資料，它具有免打印、免銷毀、便于閱讀、易于保存整理等好處，能有效節(jié)省會(huì)議組織籌備時(shí)間，加快會(huì)議進(jìn)程，提升會(huì)議效率，節(jié)約會(huì)議支出?？鞎?huì)務(wù)會(huì)議管理系統(tǒng)推出的電子簽到系統(tǒng)、電子胸牌、電子大會(huì)信息等等內(nèi)容都是無(wú)紙化辦公的體現(xiàn)。需要有一個(gè)通知系統(tǒng)，及時(shí)通知參會(huì)人員會(huì)議的變動(dòng)或取消。

隨著科技的發(fā)展、功能需求的提升，特別是電腦、網(wǎng)絡(luò)的普及和應(yīng)用，會(huì)議系統(tǒng)的范疇更大了，包括了表決/選舉/評(píng)議、視像、遠(yuǎn)程視像、電話會(huì)議、同傳會(huì)譯、桌面顯示，這些是構(gòu)成現(xiàn)代會(huì)議系統(tǒng)的基本元素，同時(shí)衍生了一系列的相關(guān)設(shè)備，比如中控、溫控制、光源控制、聲音控制、電源控制等等。 現(xiàn)代科技發(fā)展的促使下，會(huì)議系統(tǒng)定義成是一整套的與會(huì)議相關(guān)的軟硬件。按信息流類型劃分:① 音頻圖形會(huì)議系統(tǒng),音頻圖形會(huì)議系統(tǒng)主要利用語(yǔ)音進(jìn)行多方交流，并輔以傳真機(jī)等通信設(shè)備傳送圖形文件。這是一種早期的會(huì)議系統(tǒng)形式。會(huì)議系統(tǒng)應(yīng)具備自動(dòng)化的會(huì)議記錄和紀(jì)要生成功能，減少手動(dòng)操作。廣州辦公室會(huì)議系統(tǒng)解決方案

參會(huì)人員可以通過(guò)會(huì)議系統(tǒng)提前提問(wèn)和討論，以更好地準(zhǔn)備會(huì)議。深圳遠(yuǎn)程會(huì)議系統(tǒng)解決方案

顯示設(shè)備：可以采用高清投影，尺寸一般選擇150寸，也可以考慮采用液晶拼接屏作為顯示設(shè)備。由于會(huì)場(chǎng)面積較大，需要考慮信號(hào)傳輸距離，如果距離在8-12米內(nèi)，可以考慮采用無(wú)線投屏設(shè)備，減少布線的成本和負(fù)擔(dān)；超過(guò)12米后，則必須采用實(shí)體布線方式，超過(guò)15米則需增加雙絞線延長(zhǎng)器。發(fā)言系統(tǒng)：會(huì)議單元的數(shù)量一般按座位的數(shù)量來(lái)配置，通常一個(gè)會(huì)議室配置1個(gè)領(lǐng)導(dǎo)單元，其余采用意味著單元，外網(wǎng)旁聽(tīng)席考慮一套，無(wú)線手持話筒作為移動(dòng)發(fā)言使用。擴(kuò)聲系統(tǒng)：音箱布局主要考慮聲壓級(jí)，聲場(chǎng)的均勻度，以及音箱體積和安裝高度。深圳遠(yuǎn)程會(huì)議系統(tǒng)解決方案